EL PLAN DE EMPRESA

INTRODUCCION

A una persona o equipo que cuenta con una idea técnicamente viable y que pretende monetizarla mediante la creación de una empresa le resulta imprescindible concretarla por escrito, cuantificándola de manera que sea posible analizar su viabilidad bajo los puntos de vista social, económico, financiero y jurídico.

La Idea no lo es todo, es una condición necesaria pero no suficiente para levantar una empresa sin duda la mas importante pero además hay que definir la forma de hacerla viable y rentable es decir sostenible.

Es, por tanto, ineludible la elaboración de un estudio previo de viabilidad del proyecto empresarial, lo que llamamos Plan de Empresa, con el objetivo de concretar y cuantificar el proyecto reduciendo incertidumbres para evitar, en la medida de lo posible, experiencias empresariales poco o nada satisfactorias, por no decir catastróficas, que podrían haberse evitado realizando previamente un análisis objetivo del mismo.

Para empresas ya establecidas, un Plan de Empresa bien diseñado puede ayudar a reconducir algún aspecto comercial, productivo, organizativo y/o financiero. Además, puede utilizarse como base sobre la que se levanten proyectos de crecimiento o diversificación de la actividad principal.

En definitiva, se trata de ofrecer un medio para contrastar con neutralidad y objetivamente la viabilidad real de un proyecto empresarial, dejando a un lado motivos personales y/o emocionales que, en muchas ocasiones, constituyen el motivo básico del fracaso del mismo.

Así, una vez realizada la primera evaluación de la idea inicial, y si el resultado de dicha evaluación es positivo, debe continuarse el proceso de creación de la empresa a través de la elaboración del Plan de Empresa.

EL PLAN DE EMPRESA

En este punto vamos a responder a las siguientes preguntas:

-Que es?

-Para que sirve?

-Que debe incluir?

-Como redactarlo?

-Porqué es importante?

Veamos:

-Que es?

Hay numerosas definiciones según los distintos especialistas en la materia, incluimos tres pero existen muchas mas:

"Es la determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos". Ernest Dale.

"La planeación consiste en determinar los objetivos y formular políticas, procedimientos y métodos para lograrlos". L. J. Kazmier.

"Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, generalmente el proceso de planeación consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cual de ellas es la mejor". Robert N. Anthony.

Todas ellas encierran un mismo concepto:

El Plan de Empresa o Memoria del Proyecto es la descripción por escrito de nuestra Idea de forma ordenada.

-Para que sirve?

El Plan de Negocio es un documento estratégico con dos funciones fundamentales:

1). Determinar la viabilidad económico-financiera del proyecto empresarial.

2). Va a suponer la primera imagen de la empresa ante terceras personas.

Las principales aplicaciones que presenta un Plan de Negocio son las siguientes:

• Constituye una herramienta de gran utilidad para el propio equipo de promotores ya que permite detectar errores y planificar adecuadamente la puesta en marcha del negocio con anterioridad al comienzo de la inversión.

• Facilita la obtención de la financiación bancaria, ya que contiene la previsión de estados económicos y financieros del negocio e informa adecuadamente sobre su viabilidad y solvencia.

•  Puede facilitar la negociación con proveedores.

• De gran utilidad para la captación de nuevos socios o colaboradores.

A diferencia de un Proyecto de Inversión, que ha sido el documento del análisis económico-financiero típico de la última parte del siglo XX, el Plan de Negocios está menos centrado en los aspectos cuantitativos e ingenieriles, aunque los contiene, y está más focalizado en las cuestiones estratégicas del nuevo emprendimiento, como una forma de asegurar su consistencia estratégica.

Un plan de negocios es una guía para el emprendedor o empresario. Se trata de un documento donde se describe un negocio, se analiza la situación del mercado y se establecen las acciones que se realizarán en el futuro, junto a las correspondientes estrategias para implementarlas.

De esta manera, el plan de negocios es un instrumento que permite comunicar una idea de negocio  para venderla u obtener inversiones. También se trata de una herramienta de uso interno para el empresario, ya que le permite evaluar la viabilidad de sus ideas y concretar un seguimiento de su puesta en marcha.

Así como señala los objetivos a cumplir, un plan de negocios debe incluir el detalle del plan de acción necesario para alcanzarlos. Por otra parte, es importante que el plan de negocios esté elaborado de forma tal que permita ser actualizado con los cambios propios del dinamismo del mercado y de la situación de la empresa.

La elaboración de planes supone uno de los aspectos más importantes de la gestión  empresarial. El hecho de contar con una guía es una especie de seguro ante los inconvenientes que surgen durante el trabajo cotidiano, ya que ofrece posibles soluciones y alternativas

En todos los planes, es importante que el empresario o emprendedor incluya información veraz, sin falsear la realidad. Las predicciones que realice sobre ingresos del negocio deben ser conservadoras, de modo que la sostenibilidad del negocio esté prevista en el plan de negocios sin grandes números. Siempre es preferible que las ventas superen las previsiones y no viceversa.

Facilita la obtención de la financiación bancaria, ya que contiene la previsión de estados económicos y financieros del negocio e informa adecuadamente sobre su viabilidad y solvencia.

Puede facilitar la negociación con proveedores.

Captación de nuevos socios o colaboradores. A diferencia de un Proyecto de Inversión, que ha sido un documento típico del análisis económico-financiero típico de la última parte del siglo XX, el Plan de Negocios está menos centrado en los aspectos cuantitativos e ingenieriles, aunque los contiene, y está más focalizado en las cuestiones estratégicas del nuevo emprendimiento, como una forma de asegurar su consistencia en el sentido de Arieu (consistencia estratégica).

-Que debe incluir?

Para elaborar un buen plan de negocio, se tienen que seguir los siguientes nueve puntos:

1.    Introducción  (Carta introductoria, portada, índice y resumen ejecutivo).

Carta Introductoria: La carta introductoria explica brevemente la razón por la cual se está haciendo el plan de negocios y subraya los puntos que crees son importantes para el lector. Esta carta debe ser de menos de una página.

Portada: Debe incluir el nombre de la empresa y logotipo, dirección, número de teléfono, número de fax, dirección de correo electrónico, dirección de página de internet (si es que se tiene una), el nombre y título del director general y, cuando sea apropiado, una foto del producto o servicio.

Cada plan de negocios debe ser numerado para tener un registro de cada copia que se ha enviado e incluir la fecha para diferenciar cada plan de versiones futuras.

Índice: Debe facilitar a los lectores el estudio del plan de negocios. No olvidarse de numerar todas las páginas e incluir los números de página en el índice para permitir que el lector regrese fácilmente a las partes de su interés.

Resumen Ejecutivo: El resumen ejecutivo es importante ya que es lo primero que verán los lectores, por lo general. Dicho resumen debe captar la atención de los lectores al resaltar lo más importante del documento. Típicamente, el resumen ejecutivo tiene una longitud de entre una y dos páginas y responde a las siguientes preguntas:

¿Qué producto o servicio va a ofrecer la empresa?

¿Qué necesidades se están cubriendo o qué problema se está solucionando?

¿Cuál es el modelo de negocio (fuente de ingresos principal)?

¿Quiénes son sus competidores (y cuál es tu ventaja competitiva sustentable)?

¿Quiénes son sus clientes y cuál es su mercado objetivo (y tamaño de mercado)?

¿Quién(es) está(n) en el equipo gerencial?

¿Cuál es el estado actual del desarrollo del producto, idea, etc.?

¿Cuánto dinero está buscando obtener para el negocio?

¿Cuál es la valuación de la empresa que está buscando?

¿Cuál es la estructura actual de propiedad de la empresa?

Sugerencias:

--Escribe el resumen ejecutivo después de haber escrito las demás secciones del plan para que puedas cortar, pegar y editar algunas partes de las secciones más importantes.

--Haz que varias personas lean tu resumen ejecutivo. Todos deben poder comprender el negocio fácilmente, debe captar su atención y motivarlos a leer el plan completo.

2. Descripción del Negocio (Información sobre la empresa)

Esta sección debe comenzar con la misión de la empresa, una descripción en uno o dos enunciados del objetivo del negocio y el (los) mercado(s) objetivo.

Otros puntos a cubrir son los siguientes:

Breve historia de la compañía

¿Qué tipo de negocio es?. ¿Mayoreo o menudeo? ¿Manufactura o servicios?

¿Cuándo se fundó la empresa?.

¿Cuál es la estructura legal de la empresa (Sociedad Anónima, Sociedad de Responsabilidad Limitada, etc.)?

¿Quiénes son los propietarios de la empresa y qué experiencia tienen?.

¿Qué necesidades del mercado se van a cubrir?.

¿Cómo está(n) posicionado(s) el (los) producto(s) ó servicio(s) y cuáles son los beneficios para los clientes?.

Describir si es un proveedor de bajo costo, un proveedor de calidad superior, si tu producto crea mayores eficiencias, productividad, conveniencia o si resuelve un problema.

 Sugerencias:

--Muchos planes de negocio cometen el error de basar sus observaciones de mercado en supuestos. Cita estudios independientes (por ejemplo: asociaciones, publicaciones de la industria, artículos de periódico, etc.) y ofrece hechos para soportar tus observaciones. Asegúrate de indicar todas las fuentes.

--Si tu empresa ya está funcionando, es posible y de hecho es bastante común, que haya tenido algunos tropiezos. Si es así, descríbelos y di qué se hizo para sobreponerse a ellos y para evitar recaídas. Omitir problemas del pasado puede hacer parecer que el plan está demasiado editado.

--Explica qué hace a tu plan único y qué es lo que va a permitir que sea exitoso. No solo digas que 'vas a ofrecer mejor servicio'. Detalla por qué va a ser un mejor servicio.

3. El Mercado

Describe tu nicho de mercado, el cliente, la competencia así como las ventas presentes y futuras.

Define el tamaño total del mercado así como el segmento de mercado al cual se va enfocar la empresa. Utiliza números de fuentes independientes para comprobar que hay un mercado viable y su potencial de crecimiento.

Trata de utilizar grupos de enfoque y/o hacer investigación con miembros del mercado objetivo. Crea una descripción del mercado objetivo (sean los clientes personas físicas o empresas) utilizando: geografía, estilo de vida, género, edad, ocupación, tamaño de las empresas y demás características.

Debes incluir algunos hechos y discusión sobre tendencias en la industria, nuevas tecnologías, nuevos modelos de negocio, necesidades de los clientes nuevas o cambiantes y cómo están afectando el crecimiento del mercado.

Clientes: Es importante ser específico y detallado al describir el cliente objetivo para tu producto o servicio, por ejemplo: si son conscientes del costo o de la calidad, qué tan importante es para ellos la marca, bajo qué circunstancias compran, cómo afecta la estacionalidad, si tienen alguna preferencia geográfica. Cuando sea posible, nombra clientes clave que hayan comprado ya o indicado un interés en el producto.

Competencia: Esta sección debe revelar cómo los productos y servicios de la empresa encajan con el ambiente competitivo. Demuestra como tu plan lidia con las barreras de entrada de la industria. En la medida de lo posible, presenta una corta lista de tus competidores principales con sus ventas anuales y porcentaje de mercado. Haz un análisis realista de las fortalezas y debilidades de productos y servicios de la competencia. La evaluación deberá incluir alguna explicación de cómo planea posicionar su empresa frente a la competencia. Si el producto / servicio tiene atributos especiales, como una patente, secretos industriales o propiedad intelectual, menciónelo también.

 Ventas Estimadas: Las ventas estimadas están basadas en el análisis de las ventajas del producto o servicio, los clientes, el tamaño de mercado, la competencia y la penetración del mercado. Esto debe incluir ventas en unidades y en dinero para los próximos tres o cinco años, con el primer año dividido mensualmente si es apropiado para la industria en cuestión. Estos números serán muy importantes y deberán ser la base para los demás documentos financieros presentados en el plan de negocios.

Sugerencias:

--Nunca digas 'no tenemos competencia'. Todos los negocios tienen competencia, cuando menos indirectamente.

--Asegúrate de incluir detalles de la región geográfica a la cual piensas vender. ¿El mercado es nacional, regional, internacional o local?

--Asegúrate que está enfocado hacia el mercado y no hacia el producto. Antes de que la gente te dé dinero, debe comprender cómo tu producto o servicio va a ser recibido por el mercado, qué beneficio van a tener los usuarios y por qué van a estar motivados a comprar.

4. Desarrollo y Producción (Producto o Servicio: descripción, producción e instalaciones).

Describe el estado actual de tu producto y servicio y qué queda por hacer para que esté listo para ser vendido. Lleva al lector a través de las etapas de la fabricación del producto desde la idea a cuando puede ser vendido. Identifica los problemas de diseño y desarrollo previstos y los acercamientos para sus soluciones. Si es una empresa de servicio, describe el proceso de entrega del servicio.

En la medida de lo posible, debes describir que tipo de instalaciones, espacio de oficina, maquinaria y fuerza de trabajo se necesitan. Da una justificación para la estrategia de compra, construcción o asociación. Dicha decisión estratégica se refiere a si es mejor crear todos los componentes necesarios para la fabricación del producto o servicio, comprar las empresas que tienen dichos componentes o si es mejor asociarse con otros que provean algunos o todos los componentes del producto o servicio.

Sugerencias:

--¿Que tan escalable es el producto o servicio? ¿Si se duplicaran las ventas, cómo lidiaría con el crecimiento? ¿Necesitaría capital adicional y tiempo? ¿En este caso, cuánto capital y cuánto tiempo?

--Justifica tu estrategia de compra, construcción o asociación al explicar su proceso de decisión. Busca una asociación dentro de la industria para conseguir ayuda con el desarrollo del producto o servicio. Describe el tiempo y pasos necesarios para llevar el producto o servicio al mercado y después hacia la rentabilidad. Utiliza gráficas y tablas cuando sea útil para ilustrar el caso.

5. Ventas y Mercadotecnia  (¿Cuál será tu estrategia de ventas y mercadotecnia?)

 Explica si utilizarás fuerza de ventas de la empresa, representantes independientes de ventas, mercadotecnia directa y / o telemarketing para promover el producto o servicio. Detalle los descuentos a dar a los mayoristas, distribuidores, minoristas y las comisiones a ser pagadas. Además, describe los derechos de distribución exclusivos y otras políticas especiales.

 ¿Qué características del producto y servicio vas a enfatizar para hacer que los clientes pongan atención a la empresa?

 Como parte de la estrategia de mercadotecnia debes hablar de las políticas de precios. Es una de las decisiones más importantes porque el precio debe ser el correcto para penetrar el mercado, obtener cuota de mercado, conservarlo y producir las utilidades esperadas. Es importante no subestimar los costos ya que es un error bastante común.

Si estás planeando hacer una campaña publicitaria, debes incluir una descripción de todos los medios que planeas utilizar (ej. televisión, radio, revistas, internet, etc.)

 Sugerencias:

-No cometas el error de confundir ventas con mercadotecnia. Las ventas se enfocan en cómo hacer llegar los productos a las manos del cliente. La mercadotecnia tiene el objetivo de educar a los clientes potenciales sobre su producto.

-No asumas que una red de distribución va a poner atención en tus productos o servicios. Debes crear una estructura de incentivos para empujar la venta de los mismos.

-Si ofreces un producto que requiere soporte u ofrece una garantía, indica la importancia de esta en el proceso de decisión del cliente y explica la manera de manejar el servicio.

6. Dirección (¿Quiénes dirigen y forman la empresa?)

Describe a los directores de la empresa, incluyendo las responsabilidades y experiencia de cada persona. Para puestos que todavía están vacantes, describe a la persona que se necesita contratar para lograr los objetivos. Cada perfil debe ser limitado a un párrafo o dos. Los currículums de cada director clave deben ser incluidos en el apéndice. Incluye un diagrama de la organización cuando sea útil hacerlo.

Una corta sección sobre la estructura accionaria de la empresa puede ayudar a los lectores a comprender quiénes tomarán las decisiones. Los inversionistas potenciales deben saber qué porcentaje de la empresa está en oferta.

Un consejo fuerte o unos buenos mentores pueden ser positivos. Pueden agregar credibilidad al equipo directivo e incrementar las probabilidades de éxito. Detalla quién está en el consejo, incluyendo nombres, empleo, capacitación, educación y experiencia. Haz un análisis de las experiencias de cada consejero y la razón por la cual ellos pueden ayudar a su negocio a ser exitoso.

Se deben mencionar otras figuras de soporte como son Consejo Asesor, abogados, contadores, agencias de publicidad, bancos y otras organizaciones de apoyo que puedan indicar que otros tienen fe en la empresa así como la habilidad de atraer talento.

Sugerencias:

--Siempre escribe los curriculum en orden cronológico inverso, escribiendo la última experiencia al principio de la hoja.

--Crea un Consejo que complemente las habilidades o recursos de los directores de la empresa.

--Incluye una descripción de los sueldos y bonos de ejecutivos. Los fundadores que esperan salarios muy altos son un foco rojo para los inversionistas.

 7. Finanzas (Flujo de efectivo, Estado de Resultados, Balance)

El flujo de efectivo muestra cuánto dinero necesita, cuándo se necesita y de dónde se obtendrán los fondos. En términos generales, el flujo de efectivo detalla las fuentes de ingreso menos los gastos y requerimientos de capital para obtener un dato de flujo neto. Es común mostrar tres años de proyecciones de flujo de efectivo.

El estado de resultados es donde se demuestra que la empresa tiene potencial de generar dinero. Este documento es donde se registran los ingresos, costos y gastos. El resultado de combinar dichos elementos demuestra cuánto dinero va a ganar o perder la empresa durante cada año.

El estado de resultados de un plan de negocios suele expresarse en forma mensual para el primer año y a partir de eso en forma anual. Analice brevemente el estado de resultados y presente lo que encontró en el plan de negocios. Una de las cosas que analizan los inversionistas son los costos fijos contra los variables, ya que es importante al analizar la rentabilidad y el potencial de escalar el negocio. Si la empresa ya está en operación, incluya estados de resultados para periodos anteriores.

A diferencia de los demás estados financieros, el balance es una fotografía de la empresa tomada en un cierto punto en el tiempo, típicamente cada año, para calcular el valor neto de la empresa. Si la empresa ya está en operación, incluya el último balance.

8. Necesidad de Financiación (Debe haber una sección dirigida a los posibles inversionistas)

Aportaciones de capital necesarias para el funcionamiento o desarrollo de la empresa

9. Apéndice (Sugerencias finales):

--No escribas un documento demasiado largo. El plan de negocios ideal debe de ser de 30 páginas o menos.

--No evites exponer los problemas y riesgos. Todos los negocios tienen riesgos.

--Debes tener un plan de acción y un objetivo.

--Tomate su tiempo. Un buen plan de negocios es fundamental y no se puede hacer de la noche a la mañana.

--Haz que varias personas revisen su plan. Las preguntas claves para el lector son: ¿Captó su atención? ¿Le parece una buena oportunidad de inversión? ¿Fue fácil de comprender?

Como redactarlo?

Antes de comenzar a desarrollar esta estructura, deben tenerse en cuenta ciertas recomendaciones generales para su realización que faciliten la comprensión y potencien la utilidad del Plan de Empresa.

-Debe cuidarse la presentación.

-Debe ser claro, conciso y fácil de leer (no parece recomendable ir   más allá de las 25 a 30 páginas).

-Debe realizarse con orden, coherencia y buena estructuración.

-Mantener la integridad de la información (aunque con brevedad deberán tratarse todos aquellos aspectos que permitan emitir un juicio completo sobre el proyecto).

-Precisión, actualidad y rigor (los datos aportados deberían incluir aquellos elementos, citas, fuentes de información, etc, actuales  que permitan contrastar la veracidad del contenido del mismo).

-Debe ser eficaz y atractivo.

-Porqué es importante?

Preparar un buen Plan de Negocio tiene una gran importancia por muchos motivos, lea con atención y medite acerca de los que exponemos aquí y procure encontrar usted algún otro mas:

*Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.

* Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina.

* Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.

* Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.

* Condiciona la empresa al ambiente que lo rodea.

* Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.

* Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.

* Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.

* Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.

* Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

* Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa.

* Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.

* Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.